1. Care este rolul ARC?

Noi, echipa ARC și picdebine.ro, am creat, împreună cu 6 bănci, sistemul de donaţii prin debit direct în România, prin care facilităm accesul organizaţiilor la acest mecanism durabil de atragere de fonduri. Avem un rol activ în jurizarea proiectelor şi în acordarea de sprijin organizaţiilor în ceea ce priveşte planificarea și organizarea unei campanii de donații prin debit direct.

Construim şi gestionăm bazele de date cu donatorii şi plăţile făcute de aceştia, emitem instrucţiuni de debitare, comunicăm cu băncile şi cu organizaţiile pentru soluţionarea erorilor, colectăm fondurile de la bănci şi facem apoi transferul fondurilor colectate către organizaţia pentru care au optat donatorii.

De asemenea, ne asigurăm de transparenţa în adunarea şi cheltuirea fondurilor colectate prin donaţiile prin debit direct, publicând în raportul anual și pe picdebine.ro rezultatele campaniilor de atragere de fonduri şi rezultatele proiectelor pentru care s-au atras fonduri.

2. Cine are acces la platforma de donaţii prin debit direct din România?

• Organizaţii nonguvernamentale active în unul din domeniile enumerate la următoarea întrebare;

• Organizaţii ale cultelor, exclusiv pentru proiecte care vizează domeniile enumerate la următoarea întrebare;

• Organizaţii sportive (exclusiv de amatori);

• Organizaţii de tineret;

• Instituţii nonprofit din domeniul culturii şi al educaţiei;

• Spitale şi alte instituţii medicale care desfăşoară campania prin intermediul unui ONG;

• Asociaţii profesionale şi de afaceri.

3. Care sunt domeniile pentru care se pot strânge fonduri prin debit direct?

• Sănătate (renovarea/dotarea de spitale şi centre medicale care oferă servicii specializate gratuite, centre de îngrijire paliativă, servicii medicale gratuite pentru categorii sociale marginalizate, acţiuni de tratament gratuit şi de socializare pentru cei care suferă de boli cronice/grave etc.);

• Educaţie (acces la educaţie pentru categorii defavorizate, prevenirea abandonului şcolar, îmbunătăţirea sistemului de educaţie, sprijinirea copiilor/tinerilor talentaţi, cercetare, inovare, perfecţionare etc.);

• Protecţia drepturilor copiilor: prevenirea abandonului familial, copii dispăruţi, respectarea drepturilor copilului (la viaţă, la integritate fizică şi psihică, la educaţie, la informaţie etc.);

• Servicii sociale şi de reintegrare pentru categorii defavorizate (copii, bătrâni, familii sărace, familii fără locuinţă, persoane cu dizabilităţi etc.);

• Protecția și promovarea drepturilor civile şi cetăţeneşti;

• Advocacy pentru cauze de interes public;

• Intervenţie în situaţii de dezastre şi calamităţi naturale (acordarea de ajutoare materiale şi alimentare pentru sinistraţi, ajutoare pentru reconstrucţia clădirilor, infrastructurii de transport, de apă, de energie şi de asistenţă medicală);

• Protecţia mediului şi a biodiversităţii, protecţia animalelor;

• Artă şi cultură;

• Sport pentru amatori;

• Tineret;

• Programe de antreprenoriat social.

4. Cum poate organizația mea să aibă acces la mecanismul de donaţii prin debit direct?

Pentru a avea acces la platformă, organizația ta trebuie să activeze într-un din domeniile de mai sus și să îndeplinească criteriile de eligibilitate. Dacă ambele condiții sunt îndeplinite, îți faci un cont pe picdebine.ro. După ce contul este validat de către colegii noștri, îți înscrii proiectul, completând toate câmpurile cerute de formularul de înscriere.

5. Ce informaţii îmi sunt solicitate la completarea formularului de înscriere?

Pentru înscrierea proiectului va fi nevoie de trei tipuri de informaţii:

• 1. Informaţii generale despre organizaţie (descriere, istoric, conducere, transparenţă etc.);

• 2. Informaţii despre capacitatea organizaţiei de a atrage resurse din comunitate;

• 3. Informaţii despre campania de atragere de fonduri prin debit direct.

6. Care sunt criteriile de eligibilitate pentru ca organizația mea să poată folosi mecanismul de donaţie prin debit direct?

• Domeniul pentru care se doreşte strângerea de fonduri prin donaţii prin debit direct este unul din cele enumerate mai sus.

• Organizaţia îşi desfăşoară activitatea şi este înregistrată legal în România.

• Organizaţia trebuie să aibă un raport anual recent.

• Organizaţia trebuie să aibă pagină web şi profil pe Facebook.

• Organizaţia sau coordonatorul are minim 2 ani de experienţă relevantă şi a desfăşurat cu succes cel puțin un proiect şi o campanie de atragere de fonduri din comunitate.

• Există cel puţin o persoană care poate coordona campania şi comunicarea cu donatorii potenţiali, cu mass media şi cu ARC.

• Solicitarea este trimisă cu cel puţin o lună înainte de data la care se doreşte începerea campaniei de donaţii prin debit direct.

7. Când pot înscrie proiectul de campanie pe platformă?

Înscrierile de proiecte se pot face oricând, din momentul validării contului. Proiectul va fi aprobat doar dacă întruneşte condiţiile de eligibilitate şi dacă informaţiile primite de la organizaţie sunt corecte şi complete.

Aprobarea/respingerea pentru folosirea platformei de donaţii prin debit direct se va primi în patru săptămâni de la înscrierea proiectului, cu condiţia că acesta să aibă toate informaţiile necesare luării unei decizii de către juriu și în urma unei întâlniri față în față cu unul dintre membrii echipei picdebine.ro.

8. Ce se întâmplă cu un proiect de campanie înscris pe platformă?

Odată înscris pe platformă, noi, echipa picdebine.ro verificăm proiectul organizației tale și ne asigurăm că este eligibil. Venim către tine cu feedback cu privire la aplicaţie și informaţii şi documente suplimentare, dacă este cazul.

Dacă proiectul îndeplineşte condiţiile de eligibilitate şi are toate informaţiile necesare, te vom contacta pentru o întâlnire față în față, pe cât posibil, la sediul organizației. După această etapă, îți transmitem rezultatul, iar dacă proiectul este aprobat, urmează etapa de contractare şi desfăşurarea propriu-zisă a campaniei de atragere de fonduri.

9. Care sunt criteriile de jurizare ale unui proiect înscris pe platforma de donaţii prin debit direct?

• organizaţia şi cauza propusă de această au şanse relativ mari să mobilizeze fonduri printr-o campanie de debit direct (cauza este de interes general şi sensibilizează donatorii individuali – cauza relevanţă);

• proiectul are şanse să genereze o schimbare pe termen lung în viaţă unor persoane/în anumite situaţii;

• organizaţia are capacitatea de a ajunge la un număr mare de donatori individuali (cauza afectează un număr mare de oameni;

• organizaţia activează la nivel naţional, regional sau într-o comunitate largă;

• organizaţia are rezultate precedente bune în atragerea de fonduri şi are purtători de imagine);

• organizaţia are capacitatea de a obţine autorizaţiile necesare pentru desfăşurarea campaniei în locuri publice şi/sau în locuri private relevante;

• perioada de timp şi locurile alese pentru adresarea solicitărilor către potenţialii donator sunt bine alese;

• grupurile ţintă sunt interesate de cauza propusă şi echipa de fundraiseri este suficient de mare şi de bine pregătită;

• grupurile alese au capacitatea şi probabilitatea de a face donaţia propusă;

• grupurile de donatori potenţiali sunt suficient de bine segmentate şi descrise;

• organizaţia are capacitatea de a relaţiona cu donatorii;

• organizaţia are experienţă în atragerea de fonduri din comunitate – un loc special ocupându-l experienţă în campanii vizând donatori individuali;

• organizaţia are experienţă relevanţă în lucrul cu beneficiarii propuşi şi, acolo unde este necesar, are personal calificat şi servicii acreditate;

• activităţile de campanie incluse în cerere sunt descrise clar şi detaliat;

• planul din cerere este corelat cu capacitatea şi potenţialul organizaţiei (inclusiv scrisoare din partea directorului executiv în care acesta îşi asumă resursele pe care le acordă);

• realismul rezultatelor asumate din perspectiva corelaţiilor cu segmentul de donatori abordaţi, metodă de atragere de fonduri şi numărul estimat de donatori;

• vizibilitatea organizaţiei – măsură în care organizaţia a dezvoltat legături constante cu grupuri din comunitate (canale media, parteneri în proiecte, reţea socială);

• pagină de Facebook a organizaţiei are un număr semnificativ de prieteni și comunică regulat cu comunitatea sa.

10. Ce obligaţii are organizația mea, dacă primește donații recurente?

• Să transmită o dată pe an, la o dată stabilită de noi și comunicată cu cel puțin 15 zile înainte, rapoarte care să conţină rezultatele proiectului/proiectelor în care au fost folosite sumele colectate prin donaţii prin debit direct, fotografii din timpul derulării proiectului, mărturii de la beneficiarii proiectului sau de la parteneri și un raport financiar sintetic.

• Să utilizeze banii doar în scopul declarat al proiectului pentru care a strâns donaţiile şi pentru costurile asociate ale acestuia.

• Să comunice donatorilor prin mijloacele pe care le are la dispoziţie (email, scrisoare, telefonic), cel puţin o dată pe an, rezultatele proiectului pentru care s-au folosit donaţiile.

• Să se asigure de corectitudinea colectării de mandate de debit direct prin selectarea şi instruirea riguroasă a fundraiserilor, prin supravegherea acestora şi prin asigurarea unor sisteme interne de siguranţă a colectării datelor şi a folosirii acestora.

• Să anunţe ARC cu privire la retragerea unui donator sau orice modificare survenită la cererea donatorului şi adresată organizaţiei.

11. Cât durează o campanie de atragere de donaţii prin debit direct?

O campanie poate dura atât timp cât doreşte organizaţia, ideal campania de recrutare de donatori prin debit direct este continuă. dacă, însă, după un an de la începerea campaniei organizația nu are cel puțin 100 de donatori activi, campania va fi încheiată.

12. Când ajung banii donaţi la organizaţie?

În funcţie de suma lunară strânsă de fiecare organizaţie, viramentele se vor face după cum urmează: Pentru sume lunare sub 2.000 RON, viramentele se vor face trimestrial, nu mai târziu de dată de 10 a lunii următoare trimestrului încheiat. Pentru sume lunare de peste 2.000 RON, viramentele se vor face lunar, în luna următoare debitării, nu mai târziu de data de 10

13. Ce costuri presupune pentru organizaţie utilizarea sistemului de donaţii prin debit direct?

Costurile sunt cele legate de comisioane şi taxe fixe bancare, de prelucrarea datelor, de emiterea instrucţiunilor de debitare, de întreţinerea platformei, de comunicarea organizaţie-ARC, de sesiunile de instruire pentru organizaţie. Organizaţia va plăti pentru toate serviciile din cadrul platformei de donaţii prin debit direct o sumă echivalentă cu 6% din valoarea totală a donaţiilor.

Pentru donatorii care nu sunt clienți BCR, BRD, BT, ING, Raiffeisen, UniCredit, fiecare încercare de debitare va costa organizația 0,45 lei în plus față de cei 6% menționați mai sus

14. Cum poate organizaţia mea să comunice cu donatorii?

Organizaţia ta va avea datele de contact ale donatorilor şi va putea să comunice cu aceştia nemijlocit, cu respectarea normelor GDPR în vigoare. Prin contractul încheiat între organizaţie şi ARC, îți asumi obligaţia să comunici rezultatele proiectului/proiectelor în care au fost folosiţi banii donatorilor. Aceste rezultate vor fi publicate în raportul anual al picdebine.ro, asigurându-se astfel şi o comunicare publică cu donatorii.

15. Ce informaţii află publicul larg despre campanie?

Pe picdebine.ro vor exista informaţii cu privire la campanii, cuprinzând sumele strânse pentru fiecare organizaţie, dar şi rapoarte ale organizaţiilor în care sunt descrise rezultatele şi impactul proiectului pentru care se strâng fonduri.

16. Cum sunt protejate datele personale ale donatorilor?

Atât noi, Asociația pentru Relații Comunitare, cât şi organizaţiile care atrag fonduri prin campanii de debit direct trebuie să respecte legislația în privința datelor cu caracter personal. Numărul de înregistrare ca operator de date cu caracter personal este 22973.

Accesul fiecărei organizaţii la datele donatorilor săi este exclusiv. Singurele entităţi care vor avea acces, în afară de noi, la datele donatorilor, sunt organizaţia care are relaţia cu donatorul şi banca al cărei client este donatorul.

ARC nu va vinde, nu va închiria şi nu va face disponibile datele donatorilor în niciun alt fel către alte entităţi.

17. Cine strânge formularele prin care donatorii sunt de acord să doneze pentru o organizaţie?

Formularele sunt strânse de către fundraiserii fiecărei organizaţii, iar colectarea acestora se desfăşoară în locurile şi intervalul orar stabilite în prealabil pentru care există autorizaţie din partea autorităţilor locale competente

18. Ce parcurs au formularele?

Odată strânse de la donatori, formularele ajung la organizaţie. Aceasta colectează toate formularele, face un proces verbal de predare-primire între fundraiser şi organizaţie şi apoi le trimite prin curier, în cel mai scurt timp, dar nu mai târziu de 48 de ore de la semnarea acestora, către noi, Asociaţia pentru Relaţii Comunitare. Noi vom trimite formularele către băncile la care donatorii au cont.

19. În cât timp ajung formularele la banca la care donatorul are cont

Formularele completate de către donator ajung la banca la care acesta are cont într-un interval cuprins între 3 şi 7 zile lucrătoare de la momentul semnării lor de către donator.

20. Cum aflu dacă informaţiile completate de către donator în formular sunt corecte?

În primă fază, organizaţia ta se asigură, prin fundraiserul care colectează mandatele, că datele din acestea corespund cu cele din cartea de identitate a persoanei care semnează mandatul. Pasul următor, banca verifică dacă datele înscrise de donator în formularul de mandat corespund cu datele pe care aceasta le are în evidenţele sale. Dacă datele nu corespund, Banca va comunica eroarea către noi,ARC, iar noi vom reveni către tine, organizaţia beneficiară. Vei avea posibilitatea să contactezi donatorul în vederea remedierii greşelii și semnării unui formular nou.

21. Când şi cum aflu dacă au fost debitate cu succes conturile donatorilor?

În fiecare lună există trei date la care se face debitarea. Aceste date sunt 1, 10 şi 20 ale lunii. După finalizarea ultimei debitari, în maxim o săptămână, îți vom comunica care donatori au fost debitați cu succes și care nu.

22. Ce se întâmplă dacă donatorul nu are suficienţi bani în cont la momentul debitării?

Dacă donatorul are în cont mai puţini bani decât suma pe care a ales să o doneze sau dacă nu are bani în cont la momentul respectiv, contul nu poate fi debitat. Noi vom încerca însă debitarea la data următoare. Sumele care nu au fost donate într-o lună, nu se reportează pentru luna următoare, deci, dacă donatorul nu are suficienți bani în cont la niciuna din datele 1, 10, 20, luna următoare nu va fi debitat cu o sumă dublă.

23. Cuantumul donaţiei poate fi schimbat?

Cuantumul donaţiei poate fi schimbat la cererea donatorului. Acest lucru se poate întâmplă fie prin completarea unui nou mandat de donaţie, fie prin anunţarea băncii, direct de către donator, prin mijloacele stabilite de comun acord. Această schimbare trebuie anunţată către noi, administratorii platformei picdebine.ro, în maxim o zi lucrătoare de la producerea ei.

24. Când şi în ce condiţii poate donatorul să înceteze să doneze?

Donatorul poate în orice moment să decidă că nu mai doreşte să doneze prin debit direct. Pentru că din contul sau să nu mai fie debitată lunar suma, donatorul trebuie să anunţe pe oricare:

• banca

• organizaţia căreia îi donează

• ARC

Noi putem fi anunţați la telefon 0264-406388 sau la adresa de email din secțiunea Contact. Este suficientă anunţarea unuia dintre cei trei parteneri privitor la încetarea donaţiei.

25. Cum ştie un donator că persoana care îi cere să completeze formularul de donaţie într-un loc public este un reprezentant al organizaţiei?

Persoana care solicită unui donator să completeze un formular de donaţie prin debit direct trebuie să aibă un ecuson de identificare cu datele organizaţiei, să poarte echipament cu însemnele organizaţiei (tricou şi/sau şapcă), să aibă o mapă cu formulare personalizate (formularele sunt tipărite într-un număr limitat de exemplare, pe hârtie autocopiativă în 3 exemplare, vor purta însemnele organizaţiei şi vor avea serie şi număr).

26. Există posibilitatea să completeze altcineva formularul în locul donatorului?

Reprezentanţii organizaţiilor, care cer în stradă completarea formularelor de donaţie prin debit direct, au obligaţia să verifice faptul că persoana care completează şi semnează formularele o face în nume propriu. De aceea, ei vor solicita donatorului un act de identitate şi se vor asigura că nimeni altcineva nu completează şi semnează în numele donatorului un formular.

27. Poate o persoană să facă pe loc o donaţie în bani pentru organizaţie?

Reprezentanţii organizaţiilor care cer donaţii prin debit direct nu au voie să ceară sau să primească sume de bani. Dacă totuşi o persoană doreşte să facă o donaţie organizaţiei, fără a folosi debitul direct, reprezentantul organizaţiei poate pune la dispoziţia persoanei datele organizaţiei, putându-se astfel face un virament bancar în contul acesteia.

28. Care este factorul care duce la succesul unei campanii de debit direct?

Din experienţa organizaţiilor care au derulat astfel de campanii s-a observat că rezultatele campaniei sunt direct proporţionale cu numărul şi cu calitatea fundraiserilor prezenţi în locurile publice şi care solicită completarea formularului de donaţie. De asemenea, experienţa arată că fundraiserii care fac solicitarea trebuie să aibă abilităţi de vânzare şi că o campanie desfăşurată cu voluntarii organizaţiei nu are succes. Un alt factor foarte important în succesul campaniei este felul în care organizația are grijă de donatorii săi. Cu cât comunicarea cu aceștia este mai bună, cu atăt durata de viață a donatorului este mai mare.